Construire la communication au sein d’une structure (partie 2)

communication 2

Suite de l’article précédent sur les « codes de Palo Alto »:

La nature d’une relation dépend de la ponctuation des séquences de la communication 

Tôt dans ma carrière, une formatrice m’a inculqué l’importance des rites et des routines. Leur fonction est de relâcher la pression cognitive de la gestion du contexte, des enjeux, de la bienséance etc. pour se concentrer sur le fond. Quand on sait que la réunion aura lieu tous les mois, avec un déroulement connu d’avance, un ordre du jour établi en amont, des rôles assumés, … le cerveau n’est pas en mode adaptatif (stressé), il peut utiliser toute son énergie à l’élaboration des solutions requises par la réunion.

Je recommande le fonctionnement en « réunions déléguées », concept élaboré par Alain Cardon de Métasystème. Chaque personne a un rôle bien défini, connu au plus tard au début de la réunion et qui change à chaque fois. Chacun aura donc tour à tour le rôle de facilitateur, cadenceur, pousse-décision, coach ou hôte.

Le fait de respecter les rendez-vous pris et l’horaire défini concourt aussi à ces routines respectueuses et dé-stressantes.

Enfin, je recommande d’être clair lors des séquences de communication individuelles ou collectives : annoncer que le temps de rencontre commence (à l’heure), l’objet et le déroulement de la rencontre. A la fin, reformuler l’échange et les décisions prises puis conclure (à l’heure).

 

Deux modes de communication : digitale (langage écrit et paroles) et analogique (gestes et postures) 

Les deux modes de communication sont perçus consciemment et inconsciemment par les interlocuteurs. Je n’ai pas trouvé de meilleure solution pour harmoniser les paroles et la posture que d’être vrai.

 

Deux types d’interaction : symétrique et complémentaire

Il existe au sein du cerveau des neurones appelés « neurones miroir ». D’un fonctionnement très ancien, ils permettent à chacun de s’adapter à un interlocuteur ou un groupe en copiant inconsciemment ses gestes, paroles, attitudes, codes sociaux. Cette interaction est de type symétrique. Elle est mise en œuvre par l’interlocuteur qui est le moins sûr de lui (plus bas dans la hiérarchie, stressé…). Si vous voulez détendre quelqu’un de stressé, soyez vous-même détendu(e).  Si vous voulez amener l’autre à positiver dans une situation difficile, souriez (franchement). Grâce aux neurones miroirs, sourire est presque aussi contagieux que bailler. Sourire libère aussi de l’endorphine (hormone du plaisir) dans votre cerveau ET dans le cerveau de votre interlocuteur, ce qui contribue à détendre.

L’interaction complémentaire est probablement la plus constructive. Pour être pleinement efficace, le groupe doit être à la fois suffisamment grand et varié tout en maintenant une interaction relationnelle forte. Si l’interaction baisse, l’efficacité décroit rapidement. Il est recommandé de construire des groupes de travail (réunions, pool, services, groupes en formation etc. …) de 8-12 personnes. Dans ces groupes, la pratique ou la routine (cf. plus haut) peut définir des rôles. Chacun apportera au groupe. Aristote[1] disait : « La totalité est plus que la somme des parties».

[1] Aristote : Ethique à Nicomaque.

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